能精简，而且大部分 PPT 砍掉一半文字之后反而更好用。我的做法固定成四步：每页补一句话标题、一页只留一个论点、超出的内容按三个去处分流、删不动的时候用三个问题过一遍。上周我拿同事那份 68 页的季度汇报试了一遍，正文页的平均字数从 180 字降到 50 字左右，页数压到 41 页，多出来的内容全进了附录。

第一步：先补一句话标题，别急着删字

很多人一上来就开始删字，删到一半发现逻辑散了，又得往回加。我的顺序是反过来的：先给每一页补一个完整的句子当标题。

什么叫完整句子？"华东区 Q3 复购率下滑 4 个点"，而不是"Q3 情况汇报"。主谓宾都在，这一页的论点就定死了。

这么做有个副作用，还挺好用：写不出一句话标题的页，基本就是没有论点的页。我自己统计过，一份 30 页的稿子里通常有 4 到 5 页写不出这句话，它们要么并进别页，要么直接删掉。

这一步我一般花 20 分钟，能砍掉一成多的页面。

剩下的内容往哪去：三个地方

论点定下来，接着就是把不服务这个论点的内容搬走。搬到哪，只有三个去处。

  • 论据细节、数据来源、口径说明，写进备注。听众不会看备注，但被追问的时候你能立刻翻出来。
  • 完整表格、长的对比清单，放附录。正文页只留结论和一行关键数字，末尾再加一页附录索引。
  • 案例和故事，别写，讲的时候说。写下来就变成念稿了。

正文页我给自己定的硬线是：要点不超过 3 条，每条不超过 20 个字，整页正文控制在 40 字以内。听着挺狠，但投影到会议室后排还能看清的字数差不多就是这个量级。超出的部分，听众其实是在读字，不是在听你说话。

删不动的时候，问三个问题

有些内容你心里知道该删，就是下不去手。这时候我会挨个问自己：

  • 这条不说，听众会不会因此做错决定？不会，那就删。
  • 这条能不能用一句话讲清楚？不能，说明它本身是个独立论点，该拆成新的一页，而不是堆在这一页里。
  • 这条是给我自己看的，还是给听众看的？给自己看的，全部挪去备注。

老实讲，这套标准我用了几年，还是有个地方没完全想明白。给老板做汇报的时候，我总担心删太多会显得自己没干活，后来发现他真正看的其实就是结论那两页，页数少了反而更容易抓住重点。到底留多少算合适，我到现在也没有特别确定的答案，但方向是清楚的：宁可少，不要多。

工具能帮上一半，另一半只能靠人

我们在做幻简 AI 的时候发现，一键生成出来的初稿普遍是"信息全、密度高"，一页塞两百多字是常态。工具比较擅长的是把长段落拆成短句、给每页生成一句话标题、把细节自动归到备注里，这三件事确实省时间。

但"这一页到底该不该存在"，只有你自己判断得了。因为只有你知道听众是谁、他们关心什么、这个会开多久。我见过有人把生成出来的稿子原样讲完，30 页讲了 15 分钟，中间没一个人抬头。

所以顺序别搞反：先定每页的那一句话，再让工具去压缩表达。反过来先让工具生成、再自己一页页删，花的时间比手写还长。